PROFIL SINGKAT TENTANG ORGANISASI PPID (PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI)

Di sebagian besar instansi terdapat PPID. PPID merupakan singkatan dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. PPID merupakan pengelola dan penyampai dokumen yang dimiliki oleh badan publik berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. PPID ini memfasilitasi masyarakat dalam menyampaikan permohonan informasi dengan mudah dan prosedur yang sederhana karena akses yang terbuka untuk umum.

PPID bertanggung jawab dalam bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi di badan publik. Informasi yang dikelola oleh PPID berupa keterangan, pernyataan, gagasan, tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan. Informasi tersebut dapat berbentuk data, fakta, maupun penjelasan yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca. Informasi disajikan dalam berbagai format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi baik secara elektronik maupun non elektronik.

Informasi yang dikelola oleh PPID berupa informasi publik. Informasi Publik merupakan informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. Sedangkan Badan Publik merupakan lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, atau organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.

Dalam kegiatan pengelolaan oleh PPID terdapat dokumen dan dokumentasi. Dokumen merupakan data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh badan publik dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lainnya maupun terekam dalam bentuk apapun, yang dapat dilihat, dibaca atau didengar. Sementara dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/ atau diterima oleh badan publik.

Menurut Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Pasal 7 Badan Publik memilik kewajiban menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan. Badan Publik menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan. Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah. Badan Publik membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik. Pertimbangan tersebut memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keamanan Negara.

Dalam Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 Pasal 4 dijelaskan Standar Layanan Informasi Publik, sebagai berikut:

Menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan Informasi Publik
Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien
Menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya
Menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku
Menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik, termasuk papan pengumuman dan meja informasi di setiap kantor Badan Publik, serta situs resmi bagi Badan Publik Negara
Menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik
Menetapkan dan memutakhirkan secara berkala Daftar Informasi Publik atas seluruh Informasi Publik yang dikelola
Menyediakan dan memberikan Informasi Publik
Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan
Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan Informasi Publik sesuai dengan Peraturan ini serta menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi
Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan Informasi Publik pada instansinya.

Macam-macam informasi yang disediakan oleh PPID, di antaranya:

Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala merupakan informasi yang telah dikuasai dan didokumentasikan oleh Badan Publik untuk diumumkan secara teratur dan rutin tanpa ada permintaan
Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta merupakan informasi yang apabila tidak disampaikan dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum yang berhubungan dengan tupoksi Badan Publik tanpa ada permintaan
Informasi yang wajib tersedia setiap saat merupakan informasi yang telah dikuasai dan didokumentasikan oleh Badan Publik serta telah dinyatakan terbuka sebagai informasi yang dapat diakses oleh pengguna informasi bilamana ada permintaan
Informasi yang dikecualikan merupakan informasi yang dikuasai dan didokumentasikan oleh Badan Publik yang tidak dapat diakses oleh pemohon informasi berdasarkan alasan-alasan pengecualian

TUGAS POKOK DAN FUNGSI PPID

Tugas Pokok PPID

Penyediaan dan Pelayanan: Memberikan pelayanan informasi publik secara cepat, tepat waktu, dan dengan cara yang sederhana.
Pengelolaan dan Pengamanan: Menyimpan, mendokumentasikan, dan mengamankan arsip serta data informasi sekolah.
Pembaruan Data: Melakukan pemutakhiran data dan informasi secara berkala mengenai kegiatan, prestasi, dan kebijakan sekolah.
Inventarisasi Informasi: Memilah dan menentukan informasi yang wajib dibuka untuk publik serta informasi yang dikecualikan (rahasia).
Penyusunan Pelaporan: Memberikan laporan berkala mengenai pengelolaan informasi kepada PPID Utama (di tingkat dinas/kementerian).

Fungsi Utama PPID

Pengelolaan Informasi: Menghimpun dan mengklasifikasikan dokumen serta data sekolah agar mudah diakses.
Dokumentasi Arsip: Melakukan penataan dan pemeliharaan arsip penting sekolah dengan aman.
Pelayanan Informasi: Membuka akses yang adil dan transparan bagi siswa, orang tua, dan masyarakat umum untuk mengetahui informasi sekolah.
Penyelesaian Sengketa: Menangani keluhan atau sengketa informasi jika terjadi ketidaksesuaian antara pemohon dan pihak sekolah.

STRUKTUR ORGANISASI

VISI DAN MISI

Visi

Menjadikan SMA Negeri 10 Sijunjung sebagai Badan Publik yang edukatif dan faktual dalam pelayanan informasi publik

Misi

Menjamin pelayanan informasi publik berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Meningkatkan kualitas layanan informasi publik.
Meningkatkan profesionalisme tenaga pelayanan informasi publik.
Memperkuat sarana prasarana pengelolaan informasi dalam rangka efisiensi dan efektivitas layanan informasi publik.
Meningkatkan pengelolaan dokumentasi informasi publik.

MAKLUMAT LAYANAN INFORMASI

Dengan ini, kami seluruh pengelola layanan informasi publik pada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) SMAN 10 Sijunjung, menyatakan berkomitmen dan sanggup untuk:

Memberikan pelayanan informasi publik yang cepat, tepat waktu, akurat, transparan, dan akuntabel sesuai dengan standar pelayanan yang telah ditetapkan.
Menyediakan kemudahan akses bagi masyarakat dan warga sekolah dalam memperoleh informasi publik yang bersifat terbuka dan tidak dikecualikan.
Merespons permohonan informasi secara tanggap dan santun, serta memprosesnya sesuai ketentuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Melakukan perbaikan dan inovasi layanan secara terus-menerus demi mewujudkan pelayanan prima di lingkungan sekolah.
Menerima sanksi dan/atau memberikan kompensasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku apabila pelayanan yang diberikan tidak sesuai dengan standar.

STANDAR BIAYA PEROLEHAN INFORMASI